Hinweise zur Datenverarbeitung in der Geschäftsstelle des Notars
Dr. Andreas Jürgens
mit Amtssitz in Frankfurt am Main

Der Schutz Ihrer personenbezogenen Daten ist mir sehr wichtig. Die folgenden Hinweise zur Datenverarbeitung beschreiben, wie wir als Notare Ihre personenbezogenen Daten verarbeiten, wenn Sie formell oder materiell Beteiligte in einem von mir betreuten notariellen Verfahren sind. Informationen zur Datenverarbeitung allgemein auf der Website reedsmith.com oder im Rahmen der anwaltlichen Beratung durch Reed Smith LLP, finden Sie bitte in unserer Datenschutzerklärung. 

1. Wer ist verantwortlich, an wen können Sie sich wenden? 

Ich, der Notar Dr. Andreas Jürgens, Bockenheimer Landstraße 2-4, 60306 Frankfurt am Main, Tel.: +49 (0)69 22228 9815, Fax: +49 (0)69 22228 9899, E-Mail: ajuergens@reedsmith.com bin Verantwortlicher im Sinne von Art. 4 Nr. 7 DSGVO. 

Bei Fragen zum Thema Datenschutz in meinem Notariat können Sie sich gerne an meine Datenschutzbeauftragte (dataprivacy@reedsmith.com) wenden. 

2. Welche Daten verarbeiten wir und woher kommen die Daten?

Wenn Sie uns beauftragen, verarbeiten wir von Ihnen folgende personenbezogenen Daten:

• Daten zur Person, z. B. Vor- und Zuname, Geburtsdatum und Geburtsort, Staatsangehörigkeit, Familienstand;
• Daten zur Kontaktaufnahme, z. B. postalische Anschrift, Telefon- und Fax-Nummern, E-Mail-Adresse;
• In bestimmten Grundstücksangelegenheiten Ihre steuerliche Identifikations-Nummer;
• alle Informationen, die die Notarin / der Notar oder der jeweilige Vertreter zur Erfüllung Ihres Auftrags benötigt; in bestimmten Fällen auch Daten zu Ihrer familiären Situation und zu Ihren Vermögenswerten sowie ggf. Angaben zur Ihrer Gesundheit oder andere sensible Daten, z. B. weil diese zur Dokumentation Ihrer Geschäftsfähigkeit dienen;
• in bestimmten Fällen Daten aus Ihren Rechtsbeziehungen mit Dritten, z. B. Aktenzeichen oder Darlehens- oder Konto-Nummern bei Kreditinstituten;
• Daten aus öffentlichen Registern, z. B. Grundbuch, Handels- und Vereinsregistern.

3. Für welche Zwecke und auf welcher Rechtsgrundlage werden die Daten verarbeitet?

Der Notar ist Träger eines öffentlichen Amtes. Diesem öffentlichen Amt sind bestimmte Aufgaben und Tätigkeiten zugewiesen. Ihre personenbezogenen Daten werden verarbeitet, um die von Ihnen und ggf. weiteren an einem Geschäft beteiligten Personen begehrte notarielle Tätigkeit, entsprechend unseren Amtspflichten, durchzuführen (z. B. zur Erstellung von Urkundsentwürfen, zur Beurkundung und dem Vollzug von Urkundsgeschäften oder zur Durchführung von Beratungen).
Die Verarbeitung dieser personenbezogenen Daten erfolgt,

• um Sie als Klienten identifizieren zu können,
• um mit Ihnen korrespondieren zu können,
• um Ihren Auftrag im Rahmen unserer beruflichen und verfahrensrechtlichen Verpflichtungen insbesondere nach der Bundesnotarordnung und nach dem Beurkundungsgesetz angemessen erfüllen zu können,
• um unsere gesetzlichen Mitteilungs- und Meldepflichten erfüllen zu können,
• um Sie angemessen vor Gerichten und Behörden vertreten zu können,
• um mit Ihnen abrechnen zu können,
• um von Ihnen eventuell geltend gemachte Ansprüche bearbeiten zu können.

Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten aufgrund der geltenden berufs- und verfahrensrechtlichen Bestimmungen, die sich im Wesentlichen aus der Bundesnotarordnung und dem Beurkundungsgesetz ergeben (Zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung (Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. c) sowie zur Wahrung öffentlichen Interesses (Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. e) DSGVO)). 

Soweit wir besondere Kategorien von personenbezogenen Daten verarbeiten, erfolgt dies aus-schließlich, damit Sie die von Ihnen gewollten Rechtspositionen auf der Grundlage insbesondere der zu errichtenden notariellen Urkunde geltend machen oder Angriffe gegen diese Rechtspositionen abwehren können (Art. 9 Abs. 2 lit. f) und g) DSGVO). 

4. An wen geben wir Ihre Daten weiter?

Wir geben Ihre personenbezogenen Daten grundsätzlich nicht an Dritte weiter. Notare unterliegen einer gesetzlichen Verschwiegenheitspflicht. Diese Verschwiegenheitspflicht gilt auch für alle Mitarbeiter des Notars und sonst von ihm Beauftragte. 
Wir geben Ihre personenbezogenen Daten dann weiter, wenn wir gesetzlich dazu verpflichtet sind oder von Ihnen beauftragt wurden, Ihre Daten an Dritte weiter zu geben. Dies sind insbesondere 

• Registergerichte (Grundbuchamt, Handelsregister, Vereinsregister), das Zentrale Testamentsregister, das Zentrale Vorsorgeregister, Finanzbehörden, die Notarkammer, die Dienstaufsichtsbehörden, kommunale Behörden, 
• Landesbehörden sowie Finanzämter,  
• (sofern erforderlich) andere Verfahrensbeteiligte, bzw. deren anwaltliche Vertreter, andere beteiligte Notarinnen oder Notare und sonstige Dritte, die an dem von Ihnen gewollten Rechtserfolg mitwirken müssen, z. B. Verwalter einer Gemeinschaft von Wohnungseigentümern oder Banken und Kreditinstitute. 

Die Informationen über die Verarbeitung Ihrer Daten bei den genannten Behörden und Stellen entnehmen Sie bitte deren Datenschutzerklärungen.

5. Werden Daten an Drittländer übermittelt?

Eine Übermittlung Ihrer personenbezogenen Daten in Drittländer erfolgt auf besonderen Antrag von Ihnen oder wenn und soweit ein Urkundsbeteiligter in einem Drittland ansässig ist. 

Da unsere Notare gleichzeitig Partner der internationalen Rechtsanwaltskanzlei Reed Smith LLP sind, erfolgt die Speicherung und Verarbeitung Ihrer Daten zudem durch Systeme, die von Reed Smith LLP zur Verfügung gestellt werden. Dabei werden Ihre Daten grundsätzlich in Deutschland oder in der Europäischen Union/dem Europäischen Wirtschaftsraum verarbeitet und gespeichert. Soweit wir Ihre personenbezogenen Daten auf Systemen in einem Land außerhalb der EU (zum Beispiel den Vereinigten Staaten von Amerika) verarbeiten, haben wir Vorkehrungen getroffen, um ein angemessenes Datenschutzniveau beim Empfänger zu etablieren, z. B. durch den Abschluss von Standardvertragsklauseln. 

6. Wie lange werden Ihre Daten gespeichert?

Wir verarbeiten und speichern Ihre personenbezogenen Daten solange wir sie für die Erfüllung unserer Aufgaben benötigen. Danach löschen wir die Daten oder speichern sie im Rahmen der gesetzlichen Aufbewahrungspflichten wie folgt: 

• Personenbezogenen Daten, die wir benötigen, um unsere Pflicht zur Neutralität während der Bearbeitung Ihres Auftrags und danach zu wahren, speichern wir während der gesamten Dauer unserer jeweiligen notariellen Amtstätigkeit (§ 28 BNotO in Verbindung mit § 15 DONot).

Nach § 5 Abs. 4 DONot gelten für die Aufbewahrung von notariellen Unterlagen folgende Auf-bewahrungsfristen:

• Urkundenrolle, Erbvertragsverzeichnis, Namensverzeichnis zur Urkundenrolle und Urkundensammlung einschließlich der gesondert aufbewahrten Erbverträge (§ 18 Abs. 4 DONot): 100 Jahre;
• Verwahrungsbuch, Massenbuch, Namenverzeichnis zum Massenbuch, Anderkontenliste, Generalakten: 30 Jahre;
• Nebenakten: 7 Jahre; der Notar kann spätestens bei der letzten inhaltlichen Bearbeitung schriftlich eine längere Aufbewahrungsfrist bestimmen, z. B. bei Verfügungen von Todes wegen oder im Falle der Regressgefahr; die Bestimmung kann auch generell für einzelne Arten von Rechtsgeschäften wie z. B. für Verfügungen von Todes wegen, getroffen werden;
• Sammelbände für Wechsel- und Scheckproteste: 5 Jahre.

Nach Ablauf der Speicherfristen werden Ihre Daten gelöscht bzw. die Papierunterlagen vernichtet, sofern nicht weitere Aufbewahrungs- und Dokumentationspflichten (aus Handelsgesetzbuch, Strafgesetzbuch, Geldwäschegesetz oder der Abgabenordnung) bestehen oder Sie in eine darüber hinausgehende Speicherung eingewilligt haben (Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. a) DSGVO). Des Weiteren müssen wir personenbezogene Daten speichern, um eine anwaltliche Vorbefassung prüfen zu können.

7. Welche Rechte haben Sie?

Sie haben das Recht:

• Auskunft darüber zu verlangen, ob wir personenbezogene Daten über Sie verarbeiten, wenn ja, zu welchen Zwecken wir die Daten und welche Kategorien von personenbezogenen Daten wir verarbeiten, an wen die Daten ggf. weitergeleitet wurden, wie lange die Daten ggf. gespeichert werden sollen und welche Rechte Ihnen zustehen. Uns steht das Recht zu, die Auskunft zu verweigern, wenn die Daten von uns geheim gehalten werden müssen.
• unzutreffende, Sie betreffende personenbezogene Daten, die bei uns gespeichert werden, berichtigen zu lassen. Ebenso haben Sie das Recht, einen bei uns gespeicherten unvollstän-digen Datensatz von uns ergänzen zu lassen.
• Löschung der Sie betreffenden personenbezogenen Daten zu verlangen (vgl. Art. 17 DSGVO). Die Löschung kann nicht erfolgen, wenn die Verarbeitung Ihrer Daten zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung oder aus anderen vorrangigen Gründen im Sinne der DSGVO geboten ist oder der Löschung gesetzliche Aufbewahrungsfristen oder notarielle Berufspflichten entgegenstehen.
• von uns zu verlangen, dass wir Ihre Daten nur noch eingeschränkt verarbeiten (z. B. zur Geltendmachung von Rechtsansprüchen oder aus Gründen eines wichtigen öffentlichen Interesses), während wir beispielsweise Ihren Anspruch auf Berichtigung oder Widerspruch prüfen, oder wenn wir einer Löschungsanfrage nicht nachkommen können (vgl. Art. 18 DSGVO).
• der Verarbeitung zu widersprechen, sofern Ihre personenbezogenen Daten auf Grundlage von berechtigten Interessen (Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f) DSGVO) verarbeitet werden, wenn Gründe für den Widerspruch vorliegen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben. 
• Ihre einmal erteilte Einwilligung jederzeit gegenüber uns zu widerrufen. Dies hat zur Folge, dass die Datenverarbeitung, die auf dieser Einwilligung beruhte, für die Zukunft nicht mehr fortgeführt werden darf, soweit dem nicht gesetzliche Aufbewahrungsfristen oder notarielle Berufspflichten entgegenstehen.
• Auskunft über die Sie betreffenden personenbezogenen Daten in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format zu erhalten.

Sie können Ihre Rechte an die unter Ziffer 1 genannten Personen richten. Darüber hinaus können Sie sich mit einer datenschutzrechtlichen Beschwerde an die Aufsichtsbehörden wenden.

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Stand: Februar 2019