此客戶通信主要為應對自二零二零年三月二十九日起實施生效，為期三個月的《預防及控制疾病（禁止羣組聚集）規例》（香港法例第599G章）（「該規例」）。該規例禁止於公眾地方進行多於四人的群組聚集。儘管該框架規例的有效期為三個月，但即時的指引要求十四天期內，即至(包括)二零二零年四月十一日，除非在有限例外情況下，否則不得在公眾地方進行四人以上的群組聚集。
如果閣下為香港上市公司，其財政年度為十二月完結，且正計畫召開股東周年大會或任何其他股東大會，該規例即與閣下有關。至目前為止，閣下可能已經刊發了經審核的財務報表，或者刊發了未經審核的初步業績，並注明經審核的財務報表將於何時完成。閣下可能在計畫於未來三個月召開股東周年大會，亦可能在考慮如何處理原定於二零二零年四月十一日或之前召開的股東大會。十四天的期限亦有可能於未來三個月內不時延長或繼續實施。
在沒有合法許可權或合理辯解的情況下違反該規例，該參與者可被罰款港幣2,000元，如你是組織該等聚集的人，可被處罰款港幣25,000元及監禁六個月。
何為“公眾地方”？
根據該規例，“公眾地方”是指“公眾人士或部分公眾人士可以或獲准不時（無論在在繳費或不繳費情況下）進入的地方”。因此，我們認為就該規例而言，向部分公眾人士開放的股東大會場所將屬於“公眾地方”。
该规例如何适用于股东大会?
股東大會, 無論是股東特別大會(「股東特別大會」)或股東周年大會(「股東周年大會」), 如果落入 “某團體的會議須在指明期間內舉行，以遵守任何條例或符合規管該團體的運作或事務的其他規管性質文書”的範圍內，則可以如期舉行。
為了確認相關股東大會是否 “須在指明期間內舉行，以遵守任何條例或符合規管該團體的運作或事務的其他規管性質文書”，是有必要考慮所有可能影響貴司的法律、規則、法規和命令，其一般包括：
- 於香港成立的公司而言，適用《公司條例》（香港法例第622章）；就在香港以外地區成立的公司，則適用在其司法管轄區有關公司成立的同等法律（「公司法」）；
- 公司的章程、細則或其他具有同等效力的憲法檔（「憲法檔」）；及
- 與召開會議時間有關的任何法院或司法命令（以及公司法和憲法檔合稱「規管文件」）。
以上資訊並非詳盡無遺。儘管股東周年大會通常必須於某一特定時間舉行，但尚不清楚這是否適用於股東特別大會。
如果股東大會通知已寄發該如何處理？
我們建議原定召開日期為2020年4月11日或之前的所有股東大會均進行延期。任何此類延期必須按照規管檔的規定進行（例如，會議延期由會議主席提議、會議由法定人數出席（可以考慮收到的委任代表表格））。遺憾地這意味著貴司的人士仍然必須出席，閣下亦需要就會議的延期程序諮詢法律意見。相關公告應在切實可行的範圍情況下儘快刊發。一般來說，股東大會通知和委任代表表格通常會書面明確適用於延期會議，因此在大多數情況下，如果要批准的事項保持不變，則公司無需向其股東重新發佈通知和委任代表表格。但是，如果會議日期更改，或者導致需要更改任何延期會議的地點，或者對於某些公司而言，他們的規管文件可能規定如果大會延期時間超過指定時限，則可能需要發佈新的會議通知。
如果股東已被告知在會議上將提呈一項有關派發末期股息的決議，則可能使股東預期他們將在指定時間獲得股息。如果會議延期，末期股息的原支付日期將有機會不再可行。在規管檔允許且無需獲得股東批准的前提下，公司可考慮宣派中期股息代替末期股息。在這種情況下，需要就必要的程序和通知諮詢意見。
如果股東大會通知尚未發出該如何處理？
參見下文第6段的建議。
閣下應在宣佈會議延期的公告中包括什麼？
如會議將延期，在諮詢獨立法律意見後，公告可考慮按以下措辭:
《預防及控制疾病（禁止羣組聚集）規例》（香港法例第599G章）（「該規例」）自二零二零年三月二十九日起生效。該規例禁止在香港特別行政區政府食物及衛生局局長指明期間於公眾地方進行多於四人的群組聚集。已刊發之公告指出，指明期間於二零二零年三月二十九日起生效，為期十四天，即至二零二零年四月十一日。鑒於該規例及諮詢本公司法律顧問的法律意見後，本公司認為無法於原定日期及時間舉行該等[股東特別大會/股東周年大會]。
按照本公司[章程/細則]，於[股東特別大會/股東周年大會]開始後，[股東特別大會/股東周年大會]主席將提呈決議案，將該等[股東特別大會/股東周年大會]延期至由本公司董事會適時厘定之日期及時間（「該等延期決議案」）。倘該等延期決議案獲通過，該等[股東特別大會/股東周年大會]將延期至再作厘定之時間及地點。除非另有訂明，主席將為其收取的任何委任代表表格就該等延期決議案表決贊成。在該等延期決議案的表決結果前提下，該等延期決議案有可能獲通過，而[股東特別大會/股東周年大會]將不會討論或處理任何其他事項。
本公司希望強調，本公司以股東的健康和安全及對該規例的遵從為最重要之考慮。由於除了該等延期決議案以外，[股東特別大會/股東周年大會]並不會討論其他事項，建議股東考慮非親身出席[股東特別大會/股東周年大會]。如果股東打算親身出席[股東特別大會/股東周年大會]，為確保本公司對該規例的遵從，有機會不被獲准進入會議場地。
本公司將在合理切實可行的範圍內儘快刊發載列本公司該[股東特別大會/股東周年大會]（「該[股東特別大會/股東周年大會]延會」）的日期及時間的新通告。將於該[股東特別大會/股東周年大會]提呈的該等[股東特別大會/股東周年大會]通告載列的決議案將[會/不會]保持不變，並將於該[股東特別大會/股東周年大會]延會提呈及處理。
如閣下希望舉行或進行股東大會，應考慮什麼？
- 考慮使用科技（音訊/視訊會議）舉行會議並允許股東參加。但是，應認真考慮使用此類會議的投票方式，閣下應就會議的投票方式諮詢其香港股份過戶登記處，以確保（其中包括）將要投票的股東之身份得到適當的核實。如果沒有可靠的“遠端投票”選擇，應鼓勵股東填寫並交回委任代表表格，以便能夠有效地投票。如果沒有可靠的方法能夠以遠端方式核實出席會議的股東的身份以及遠端投票方式的安排，應鼓勵股東通過委任代表表格進行投票，並根據委任代表表格上的指示填寫並交回;
- 限制將出席會議的董事會成員和公司代表的人數為僅需要出席會議的人員。至少一名董事（如可行，會議主席）應親自出席，其他董事可以視訊會議的方式出席。無論如何，會議將需要達到法定人數。
- 在登記過程中，可以考慮要求參加者填寫健康申報表。 但是，必須注意小心收集及存儲已填寫的申報表，因為這些申報表必然會包含個人資料，收集，存儲和轉移該等申報表將受到香港法例《個人資料(私隱)條例》（香港法例第486章）的約束。
- 在會議上的所有工作人員和提供服務者應知悉其所施加的預防措施，並應當執行這些預防措施（例如，提醒股東戴上口罩）。應指定一位人員作為聯絡人，以便處理任何產生的問題。
- 主席的講詞應包含就會議期間應保持衛生的提醒性言詞。
由於2019年冠狀病毒病疫情（及相關法規）仍在迅速變化，上述意見及建議亦會視乎情況有所變化。請與禮德齊伯禮律師行慣常聯繫的律師聯絡以諮詢具體的意見。
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