概览
于2023年6月，香港联合交易所有限公司（「联交所」）就《建议扩大无纸化上市机制及其他《上市规则》修订的咨询文件》（「《咨询文件》」）发表其咨询总结（「《咨询总结》」）。其中一项主要变更是强制上市发行人由 2023 年 12 月 31 日起以电子方式向其证券持有人发布公司通讯。其他主要变更包括强制上市发行人以电子方式向联交所呈交文件；移除不必要的呈交文件；及将若干需呈交文件中所载的责任编入《上市规则》和联交所不时发表的指引材料（「指引材料」）内。
《咨询文件》中概述的建议得到大多数回应人士的支持，并将在略作修改后于 2023 年 12 月 31 日生效。
背景
为进一步简化联交所的行政程序、减少纸张使用，以及遵循联交所在2021年采取的多项无纸化措施（例如采用上市电子表格及仅提供《上市规则》网上版本等），联交所于2022年12月发表了《咨询文件》，就联交所扩大无纸化上市机制的建议征询意见。其主要建议包括：
(a) 强制上市发行人以电子方式向证券持有人发布公司通讯；及
(b) 减少须向联交所呈交的文件数量，并强制要求以电子方式向联交所呈交文件。
在2023年6月30日，联交所发布了《咨询总结》，其中对《上市规则》的主要变更概述如下。
主要变更
(a) 上市发行人须以电子方式发布公司通讯
强制规定以电子方式发布公司通讯
自 2023年12月31日起，所有上市发行人在其适用法律及法规以及其组织章程文件容许的范围内，必须以电子方式向其证券持有人发布公司通讯。
上市发行人在符合适用其法律及法规以及组织章程文件的情况下可自行订定以电子方式发布公司通讯的安排。上市发行人亦必须在其网站说明如何向证券持有人发送或提供公司通讯。为消除某些投资者（例如长者投资者）对以电子方式获取上市发行人公司通讯的顾虑，上市发行人必须应证券持有人的要求提供公司通讯的印刷本。上市发行人亦必须在其网站披露索取公司通讯的印刷本的程序。
拟实施任何有关发布公司通讯新安排的上市发行人，必须（在新安排实施前）以印刷本或电子方式向其证券持有人个别地发出一次性通知。该通知应 (a) 告知证券持有人新安排, 及 (b) 索取证券持有人的电邮地址。联交所将更新其指引材料加入有关要求。
默示同意以电子方式发布公司通讯
为简化发布公司通讯的程序及减轻上市发行人的行政负担，联交所亦会删除现行以电子方式发在公司通讯的同意制度，让上市发行人可在其适用法律及法规容许的范围内凭藉其证券持有人的「默示同意」以电子方式向其发布公司通讯。
若上市发行人可凭借证券持有人的「默示同意」以电子方式发放公司通讯， 只要上市发行人在其组织章程细则有所订明，证券持有人便会透过电子方式收取公司通讯，而不会自动享有收取印刷本的权利。证券持有人无法选择以电子还是印刷本形式接收公司通讯。
正如《咨询文件》所述，大部分上市发行人均在中国、百慕达或开曼群岛注册成立，而这些司法管辖区一般容许凭借「默示同意」而以电子方式发布公司通讯。
不过，对于在香港注册成立的上市发行人而言，《公司条例》（第 622章）不容许凭借「默示同意」而以电子方式发布公司通讯，因此，在香港注册成立的上市发行人必须取得明确或「视作同意」。根据《公司条例》，如 (a) 公司组织章程表明或股东已议决公司可利用网站通讯； (b) 公司曾个别地征求股东同意利用网站通讯；及 (c) 股东没有回应公司要求以示同意（该要求清楚述明没有在28日内作出回应的效果）， 除非有证据证明该股东并没有收到该要求，否则公司将视为已获得通过网站进行通讯的「视作同意」。如果股东并未同意接受网站通信，公司不应在上次请求后的12个月内再次提出请求。
联交所已表示将与相关人士一同进一步考虑关于香港注册成立的上市发行人可否倚赖「默示同意」以电子方式发布公司通讯的事宜。
强制规定可供采取行动的公司通讯须以电子形式个别发给证券持有人
联交所将规定上市发行人发布可供采取行动的公司通讯(「可供采取行动的公司通讯」)时（即任何涉及要求上市发行人的证券持有人指示其拟如何行使其有关证券持有人的权利或作出选择的公司通讯）都必须以电子形式（例如通过电邮，并载有相关的可供采取行动的公司通讯的网页连结）个别地发给已向其提供有效电子联络方式的证券持有人。若上市发行人并无证券持有人的有效电子联络方式，则必须以印刷本形式向该证券持有人发送可供采取行动的公司通讯。
鉴于让证券持有人充分知悉行使其权利的机会的重要性，发行人不能仅以在其网站或联交所网站上发布可采取行动的公司通讯而满足这项要求，发行人必须向证券持有人个别地发送可采取行动的公司通讯。若上市发行人没有证券持有人的电子联络资料，则必须寄发印刷本及索取其电子联络资料。
联交所注意到上市发行人可能会遇到某些运作上的问题（例如联络资料无效、过时或重复，或因各种原因导致电邮发送失败），所以在《咨询总结》中澄清，假如上市发行人已尽合理努力使用所提供的电子联络方式联络证券持有人，即会被视为已遵守有关规定。1
关于以电子方式发布公司通讯的过渡性安排
鉴于有关以电子方式发布公司通讯的建议已获采纳，上市发行人应确认其组织章程文件中是否载有任何可能禁止其根据《上市规则》以电子方式向证券持有人发布公司通讯的条文。
发行人只有在其组织章程文件载有任何限制其遵守以电子方式发布公司通讯（例如任何规定发行人只可以印刷本发布公司通讯的条文）的情况下，才须修订其组织章程文件。若有关限制是源于发行人须遵守的适用法律及法规，则在其适用法律及法规删除相关限制后，发行人将须修订其组织章程文件以便符合相关《上市规则》规定。
若发行人须因上述情况修订其组织章程文件，以下过渡性安排将适用于 2023年12月31日前已在联交所上市的发行人：
- 如适用法律及法规并无禁止发行人遵守相关经修订《上市规则》条文，发行人需于2023年12 月31 日后的第一次股东周年大会前对其组织章程文件作出所须变更。
- 如适用法律及法规有任何限制令发行人无法遵守经修订《上市规则》条文，则发行人须于适用法律及法规删除有关限制后的第一次股东周年大会前对其组织章程文件作出所须变更。
(b) 减少须呈交的文件数量及强制规定以电子方式提交文件
减少须呈交的文件数量
承诺、确认及声明编纳成规
联交所会将现时多份承诺书、确认书及声明所载的责任编入《上市规则》及指引材料内，而非要求呈交这些文件。例如，董事承诺书（表格B/H/I）将被移除，该表格的第一部分将与董事/监事/授权代表/公司秘书/监察主任联络资料表格（表格FF004）合并。修改后的《上市规则》亦要求所有新任董事须就其在《上市规则》下所有适用于其作为上市发行人董事的规定，以及向联交所作出虚假声明或提供虚假信息所可能引致的后果取得法律意见，并要求发行人在其企业管治报告内披露新任董事接受培训的日期。
将有关董事／监事个人资料的规定与FF004 表格合并
联交所将把董事承诺表格第一部分与FF004表格合并，并将该表格改称为「个人资料表格」，以合并有关提交董事及监事（就中国发行人而言）个人资料的规定。在新上市及债务证券上市的情况下，联交所亦决定将递交个人资料表格的相关期限提前，规定于递交上市申请表格时一并提交相关资料。
毋须再呈交非必要的文件
联交所将删除发行人须向联交所呈交若干类别文件的规定（载于《咨询文件》附表二表 1），例如表格 M114（合规顾问承诺书）及表格 M104（连同表格 A1 一并呈交的附加资料） 内的若干项目，因为这些文件只重申《上市规则》或指引材料下既有的责任或与该些既有责任重叠，对联交所评估上市申请或监管上市发行人并无额外帮助。
整合上市协议
联交所将废除有关债务证券（向专业投资者发行债务除外）、结构性产品、集体投资计划权益及投资公司须订立上市协议的规定，并将相关责任编入《上市规则》（见《咨询文件》附表二表3）。
授权及同意
若干发行人及其他相关人士就其行动取得必要授权及同意的责任将编入《上市规则》。举例来说，授权提交 A1 表格及批准新申请人于当中所载承诺的新申请人董事会会议纪录，以及申请人在股东大会上授权发行所有寻求上巿的证券的决议，已编入《上市规则》作为上市申请人及保荐人确保提交A1表格及新申请人的承诺均经正式授权及批准的新责任。
将保荐人及新申请人责任整合并加入至整体承诺
鉴于被移除的各种文件，联交所将须由新申请人及保荐人承诺承担的整体责任整合并加入至A1表格如下：
- 新申请人必须承诺于整个上市申请过程中提交或促使其代表提交准确完备的资料给联交所。
- 保荐人须就遵守有关尽职审查的《上市规则》及指引材料，及向新申请人及其董事提供有关遵守适用的《上市规则》及指引材料的意见及指引，作出整体承诺。
强制规定以电子方式提交文件
除非《上市规则》另有规定或联交所另有要求，否则联交所将强制所有文件以电子方式呈交。为方便此项安排，联交所计划推出网上平台「发行人平台」，作为联交所与上市发行人及新申请人之间双向沟通的指定渠道，以让上市发行人及新申请人以电子方式提交所有文件及电子表格。发行人平台将支持以电子方式签署须呈交的相关文件，并会配备符合《电子交易条例》 （第 553 章）适用规定的电子签署功能。
此外，联交所将以提交若干文件（载于《咨询文件》附表二表 6）的一份电子版文本，取代须提交多份同一份文件的印刷本的规定。
在发行人平台推出前，发行人应根据联交所的要求，通过电邮或香港交易所电子呈交系统（或适用结构性产品的 「SPRINTS」平台）以电子方式向联交所提交文件。
(c) 简化《上市规则》附录
为提升《上市规则》用户的网上体验，联交所建议透过以下方式重新编排各现行附录：
- 将与费用有关的附录及若干载列强制要求的表格移至联交所网站的新版面，并在该新位置指明它们仍构成《上市规则》的一部分；
- 废除属行政性质的附录，并另行展示于联交所网站上《上市规则》以外的版面；
- 删除已被取代、废除或不必要载于《上市规则》的附录；及
- 按主题重新编排余下的附录。
《咨询总结》（载有《上市规则》的修订建议）及《咨询文件》已上载联交所的网站。
- 正如《咨询总结》所述，举例来说，发行人若向证券持有人提供的电子联络资料发出公司通讯而未有收到任何「无法送达」讯息，即被视为已遵守有关规定。若过程中发行人收到「无法送达」讯息，发行人应使用相关持有人提供的其他联络资料联络相关持有人，并按持有人同意的方式重新向其发出公司通讯，或以发行人认为适合的任何其他方式（例如印刷本）重新发出公司通讯。
In-Depth 2023-204b
