La loi n°2015-994 du 17 août 2015 relative au dialogue social et à l’emploi (“Loi Rebsamen”) a introduit un certain nombre de mesures de simplification des relations entre l’employeur et les représentants du personnel notamment en ce qui concerne l’organisation des réunions.
Les modifications apportées aux modalités de déroulement des réunions des instances représentatives du personnel sont effectives depuis le 15 avril dernier à la suite de l’entrée en vigueur du décret n°2016-453 du 12 avril 2016 relatif à certaines modalités de déroulement des réunions des institutions représentatives du personnel.
Le décret du 12 avril 2016 apporte plusieurs précisions sur les nouveautés issues de la loi Rebsamen relatives au déroulement des réunions des institutions représentatives du personnel à savoir (i) l’organisation des réunions par visioconférence, (ii) leur enregistrement ou le recours à la sténographie et (iii) les modalités d’envoi des procès-verbaux de réunion et leur contenu.
L’organisation des réunions des représentants du personnel par visioconférence La loi Rebsamen prévoit que les réunions des institutions représentatives du personnel peuvent se tenir par visioconférence en cas d’accord entre l’employeur et les représentants du personnel élus. En l’absence d’accord, le Code du Travail prévoit que l’employeur à la faculté d’organiser sur sa seule initiative 3 réunions par visioconférence au cours d’une année civile.
Le décret précise les conditions d’organisation des réunions par visioconférence. En particulier, il prévoit que :
- le dispositif technique doit garantir l’identification des représentants du personnel et leur participation effective.
- dans le cadre d’un vote à bulletin secret (i.e. dans les hypothèses du recrutement et du licenciement du Médecin du Travail ou du licenciement d’un salarié protégé), la confidentialité du vote doit être assurée que le vote ait lieu par voie électronique ou non.
La possibilité de recourir à l’enregistrement et à la sténographie Le décret précise que l’employeur ou les représentants du personnel peuvent décider de recourir à l’enregistrement des réunions ou à une prise de notes via la sténographie.
L’employeur peut toutefois s’opposer à une demande en ce sens des représentants du personnel lorsque les délibérations portent sur des informations confidentielles et présentées comme telles par lui.
Par ailleurs, il est précisé qu’en cas de recours à une personne extérieure à l’entreprise pour assurer l’enregistrement des réunions ou la prise de note au cours de celles-ci, celle-ci est soumise à l’obligation de discrétion prévue à l’article L. 2325-5 du Code du Travail.
Enfin, sauf accord contraire entre l’employeur et les représentants du personnel, l’employeur devra prendre en charge les frais liés à l’enregistrement et à la sténographie lorsqu’il en est à l’origine.
Délai de transmission et contenu des procès-verbaux des réunions du Comité d’Entreprise Le Code du Travail prévoit que le délai de transmission à l’employeur des procès-verbaux de réunion du Comité d’Entreprise est fixé par accord entre l’employeur et les représentants du personnel.
A défaut d’accord, le décret prévoit que le secrétaire du Comité d’Entreprise doit adresser à l’employeur le procès-verbal de réunion dans les 15 jours qui suivent. Lorsque la réunion s’inscrit dans le cadre de l’information/consultation sur le projet de licenciements collectifs pour motif économique impliquant la mise en œuvre d’un Plan de Sauvegarde de l’Emploi (PSE)), ce délai est réduit à 3 jours (1 jour si l’entreprise a été placée en redressement ou liquidation judiciaire).
Dans l’hypothèse où une nouvelle réunion se tiendrait à l’intérieur de ces délais, le procès-verbal de la première réunion devra être transmis à l’employeur au plus tard avant la tenue de cette nouvelle réunion.
Enfin, le décret précise le contenu a minima du procès-verbal de réunion du CE en l’absence d’accord entre l’employeur et le Comité d’Entreprise. Celui-ci devra contenir le résumé des délibérations et la décision motivée de l’employeur sur les propositions faites par les membres du Comité d’Entreprise lors de la précédente reunion.
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