- L’ordonnance n°2020-320 adaptant et simplifiant les règles de réunion et de délibération des assemblées générales et organes dirigeants
L’ordonnance vise, en son article 1, l’ensemble des personnes morales de droit privé (notamment les sociétés commerciales telles les SA, SAS, SARL ou encore les sociétés civiles, mais aussi aux groupements ou associations). Ce texte, applicable aux assemblées générales et réunions des organes délibérants tenues dès le 12 mars 2020 et jusqu’au 31 juillet 2020, se caractérise par les 3 mesures suivantes :
Adaptation des règles de convocation et d’information des actionnaires (ou associés)
S’agissant des SA cotées, l’article 2 de l’ordonnance prend en compte les difficultés liées à la convocation des actionnaires par voie postale et précise que pour les sociétés tenues de procéder à cette convocation « aucune nullité de l'assemblée n'est encourue du seul fait qu'une convocation n'a pas pu être réalisée par voie postale en raison de circonstances extérieures à la société ». Ces circonstances couvrent notamment l’hypothèse dans laquelle une entreprise (ou ses prestataires) a été empêchée d’accéder à ses locaux ou de préparer les convocations nécessaires. A noter que cet article ne vise cependant pas les formes sociales autres que la SA. Toutefois l’article 3 du texte qui s’applique à toutes les entités listées en article 1 (donc pas uniquement aux SA mais également par exemple aux SAS ou SARL) prévoit que la communication d’informations ou de documents sociaux sollicitée par un associé peut s’effectuer par messagerie électronique. Cela suppose néanmoins que l’associé concerné précise son adresse email dans sa demande.
Adaptation des règles de participation et de délibération
Sans l’indiquer expressément, l’article 4 de l’ordonnance instaure la possibilité de tenir les assemblées générales à huis clos. En effet, il prévoit qu’elles peuvent avoir lieu, sur décision de l’organe compétent (par exemple, conseil d’administration pour les SA) « sans que les membres ou autres personnes ayant le droit d’y assister (c’est-à-dire les commissaires aux comptes et les représentants des instances représentatives du personnel) ne soient présents physiquement ». Les débats peuvent alors être tenus par conférence téléphonique ou audiovisuelle ou vote à distance). Des opérations essentielles telles l’approbation des comptes et l’attribution de dividendes n’auront donc pas à être différées. A noter toutefois que le recours au huis clos n’est pas automatique et est assorti d’une condition : l’assemblée doit avoir été convoquée en un lieu affecté à la date de la convocation ou de la réunion par « une mesure administrative limitant ou interdisant les rassemblements collectifs pour motifs sanitaires » (à savoir un lieu affecté par le confinement et l’interdiction de regroupements de personnes ne permettant donc plus la tenue physique d’assemblées générales en son sein).
A ce titre, l’article 5 de l’ordonnance assouplit exceptionnellement le recours à la visio-conférence et aux moyens de télécommunication en supprimant l’exigence d’une stipulation statutaire prévoyant cette faculté. En effet, les associés participant à une assemblée générale par l’usage de tels moyens seront réputés présents pour le calcul du quorum et de la majorité, sous réserve que la société dispose d’un moyen technique permettant de vérifier en temps réel leur identification. Si elle est adaptée aux petites sociétés, une telle condition compromettra peut-être la tenue à distance d’une assemblée dans une société dotée de nombreux associés. Le recours à de tels moyens de connexion à distance doit être décidé par l’« organe compétent » de la société.
Le vote par consultation écrite est également exceptionnellement facilité car l’exigence d’une stipulation statutaire prévoyant cette faculté est supprimée.
L’article 7 de l’ordonnance prévoit que les sociétés qui ont déjà procédé à la convocation préalablement à la décision de l’organe compétent de recourir à la consultation écrite, devront, si elles ne sont pas cotées, en informer les associés trois jours ouvrés au moins avant la date de l’assemblée sans qu’il soit besoin de procéder à une nouvelle convocation. S’agissant des sociétés cotées, le recours à la tenue à distance sera régularisé par voie de communiqué de presse effectué par la société.
Mesures d’adaptation pour les organes collégiaux d’administration, de surveillance et de direction
L’article 8 de l’ordonnance facilite le recours aux conférences téléphoniques ou audiovisuelles pour les réunions desdits organes en supprimant l’exigence de l’existence de cette faculté dans les statuts ou dans leur règlement intérieur. Les membres à distance seront réputés présents pour le calcul du quorum et de la majorité à condition que de tels moyens techniques permettent « leur identification » et garantissent « leur participation effective ».
A l’instar de ce qui est prévu pour les assemblées générales, l’article 9 de l’ordonnance généralise le recours au vote par correspondance dans les organes collégiaux d’administration, de surveillance et de direction.
- L’ordonnance n°2020-318 adaptant les règles relatives à l’établissement, l’arrêté, la revue, l’approbation et le dépôt des comptes et autres documents de gestion des sociétés
L’article 1 de l’ordonnance proroge de trois mois le délai initial prévu à l’article L 225-68 du Code de commerce (trois mois à compter de la fin de l’exercice social) pour présenter au conseil de surveillance les comptes annuels, les comptes consolidés, accompagnés du rapport de gestion et du rapport sur le gouvernement d’entreprise. A noter que ce texte ne s’applique pas si le commissaire aux comptes de la société a émis son rapport avant le 12 mars 2020. Si la référence au conseil de surveillance et à l’article L. 225-68 du Code de commerce vise les SA à directoire et conseil de surveillance, le texte semblerait s’appliquer à d’autres formes sociales puisqu’il inclut également « les personnes morales dépourvues de personnalité morale de droit privé » clôturant leurs comptes entre le 31 décembre 2019 et 1 mois après la date de cessation d’urgence sanitaire (soit le 24 juin 2020, l’état d’urgence prenant, en principe, fin le 24 mai 2020). Une clarification du gouvernement sur ce point serait bienvenue dans la mesure où l’ordonnance pourra être complétée par un décret.
L’article 3 prévoit que les délais légaux, réglementaires ou statutaires pour approuver les comptes (ou convoquer l’assemblée chargée de procéder à cette approbation) et les documents qui y sont joints sont prorogés de trois mois.
Pour toutes les sociétés commerciales d’au moins 300 salariés et ayant réalisé un chiffre d’affaires net d’au moins 18 millions d’euros à la clôture d’un exercice social, l’article 4 de l’ordonnance proroge de deux mois les délais imposés aux conseils d’administrations, directoires ou gérants de sociétés pour établir les documents de gestion prévisionnelle (c’est-à-dire une situation de l’actif réalisable et disponible et du passif exigible, un compte de résultat prévisionnel, un tableau de financement et un plan de financement prévisionnel). A noter que le texte limite cette prorogation aux documents relatifs aux comptes ou aux semestres clôturés entre le 30 novembre 2019 et un mois après la fin de l’état d’urgence.
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